Una recente risposta dell’Agenzia delle Entrate – la n. 270 del 23 ottobre 2025 – chiarisce le condizioni per l’esclusione dei rimborsi spese dal reddito di lavoro autonomo. Il punto sulla normativa, i requisiti e le implicazioni fiscali per artisti e professionisti. L’Agenzia torna quindi a fare chiarezza su un tema centrale per chi esercita attività artistiche e professionali: il trattamento fiscale dei rimborsi spese. L’oggetto del chiarimento riguarda, in particolare, le condizioni in presenza delle quali tali rimborsi possono non concorrere alla formazione del reddito imponibile del prestatore d’opera.
Il quadro normativo: esclusione dal reddito e rimborsi analitici
Dal 2025 è in vigore una disciplina più chiara e favorevole per artisti e professionisti. Ai sensi della normativa vigente, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro autonomo i rimborsi delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico professionale, a condizione che queste siano analiticamente addebitate al committente. Questa esclusione riguarda le spese effettivamente sostenute dal professionista, come ad esempio quelle di viaggio, vitto, alloggio o trasporto, che risultano necessarie per svolgere l’attività richiesta. Resta invece esclusa da questo regime agevolato la categoria delle spese anticipate in nome e per conto del cliente, che seguono una disciplina differente. Tuttavia, nel caso in cui il committente si riveli insolvente, il professionista ha la possibilità di dedurre tali spese dal proprio reddito, come previsto dall’art. 54-ter, commi 2-5, del TUIR.
Tracciabilità come condizione per la non imponibilità
Una novità rilevante introdotta nel 2025 è il principio di tracciabilità dei pagamenti. In deroga alla regola generale dell’esclusione dal reddito, se le spese per vitto, alloggio, viaggio o trasporto tramite taxi o NCC sono sostenute nel territorio dello Stato ma pagate in contanti, i relativi rimborsi sono da considerarsi imponibili.
Per beneficiare dell’esclusione dal reddito, i pagamenti devono essere effettuati attraverso strumenti tracciabili, come:
- versamenti bancari o postali;
- carte di credito, debito o prepagate;
- assegni bancari o circolari;
- app come Satispay o qualsiasi altra applicazione collegata a un IBAN.
Questo principio si applica sia nel caso in cui le spese vengano rimborsate, sia qualora – per insolvenza del committente – il professionista intenda portarle in deduzione dal proprio reddito.
Addebito analitico: cosa significa davvero?
Il concetto di addebito analitico è centrale nella distinzione tra rimborsi imponibili e non imponibili. Secondo l’Agenzia delle Entrate, l’analiticità è garantita se le spese sono effettivamente sostenute in relazione all’incarico svolto, e se sono indicate separatamente in fattura, in modo distinto rispetto ai compensi professionali.
Inoltre, per essere considerate analiticamente addebitate, le spese devono essere documentate con precisione, includendo la tipologia della spesa (ad esempio, trasferta in treno, pernottamento, pasti), e l’esatta riferibilità all’incarico svolto, così da permettere una verifica di coerenza.
L’Agenzia specifica che tale verifica richiede un accertamento di fatto, non esperibile in sede di interpello. Questo per evitare che rimborsi eccessivi possano mascherare una forma di compenso occulto.
Il caso del rimborso chilometrico: quando è imponibile
Particolare attenzione è stata posta, nell’interpello, al tema del rimborso chilometrico. Sebbene questo venga spesso indicato separatamente in fattura, non viene riconosciuto come addebito analitico, e pertanto risulta imponibile, se:
- non è supportato da documentazione fiscale di terzi (es. ricevute carburante);
- è stato concordato anticipatamente tra le parti;
- è calcolato secondo parametri oggettivi e documentabili (come il prospetto delle attività svolte);
- si basa su un conteggio dei chilometri percorsi e una tariffa concordata.
Anche in questo caso, la somma percepita entra a far parte del reddito di lavoro autonomo, e di conseguenza deve essere assoggettata a ritenuta d’acconto, se il committente è un sostituto d’imposta, secondo quanto previsto dall’art. 25, comma 1, del DPR 600/1973.
