Con questo contributo si conclude la serie di tre articoli dedicata al tema degli adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.
Nel primo articolo abbiamo analizzato il quadro normativo e il perimetro soggettivo dell’obbligo, chiarendo quando la disciplina può estendersi anche a ETS, enti non profit e associazioni sportive dilettantistiche. Nel secondo articolo l’attenzione si è spostata sugli adeguati assetti amministrativi, approfondendo il ruolo della pianificazione, del budget e del controllo di gestione.
In questa terza e ultima parte il focus è sugli adeguati assetti organizzativi, ossia sulla struttura interna dell’ente, sulla distribuzione dei ruoli e dei poteri decisionali e sui flussi informativi che rendono possibile una gestione ordinata, consapevole e tempestiva.
Dall’adozione formale all’effettiva applicazione degli assetti
La disciplina degli adeguati assetti non si esaurisce nell’adozione formale di procedure o regolamenti. Accanto alla prospettiva “statica”, legata al momento in cui l’organo amministrativo istituisce gli assetti, assume un rilievo decisivo la prospettiva “dinamica”: quella della concreta applicazione, verifica e implementazione nel tempo.
È su questo piano che l’assetto organizzativo rivela la sua funzione più importante. Un ente può essere formalmente dotato di regole e procedure, ma risultare comunque inadeguato se tali strumenti non sono effettivamente utilizzati o aggiornati. In questa logica si inserisce anche il ruolo dell’organo di controllo – ove previsto – chiamato a vigilare sul concreto funzionamento degli assetti, come evidenziato anche nei documenti di ricerca del CNDCEC e della Fondazione Nazionale dei Commercialisti.
Cosa si intende per adeguati assetti organizzativi
Poiché la normativa non fornisce una definizione puntuale di “assetti”, è necessario fare riferimento alla dottrina e alla prassi. Secondo l’impostazione più accreditata, per assetto organizzativo si intende l’insieme di organigramma, funzionigramma, direttive e procedure che consente di attribuire e far esercitare il potere decisionale a un livello adeguato di competenza e responsabilità, assicurando al tempo stesso adeguati flussi informativi e sistemi di controllo.
In termini sostanziali, l’assetto organizzativo risponde a una domanda fondamentale: chi decide cosa, come e con quali informazioni. È da questa risposta che dipende la capacità dell’ente di prevenire disfunzioni, conflitti di competenza e ritardi decisionali.
Le variabili che definiscono un assetto organizzativo adeguato
L’esperienza aziendalistica individua tre grandi variabili che concorrono a definire un assetto organizzativo efficace: la struttura organizzativa, lo stile di leadership e i sistemi operativi. Questi elementi non operano isolatamente, ma si influenzano a vicenda, contribuendo a delineare il funzionamento complessivo dell’ente.
La struttura organizzativa riguarda innanzitutto la divisione del lavoro e l’assegnazione dei compiti alle risorse umane, siano esse lavoratori o volontari. Attraverso strumenti come organigramma, funzionigramma e mansionari, l’ente chiarisce ruoli, responsabilità e linee di dipendenza, riducendo il rischio di sovrapposizioni o zone grigie. I modelli organizzativi possono essere più tradizionali, di tipo gerarchico-funzionale, oppure orientati ai processi, con un’attenzione maggiore all’efficacia complessiva delle attività rispetto alla singola funzione.
Accanto alla struttura assume rilievo lo stile di leadership, che riflette le modalità di governo dell’ente. Un modello fortemente accentrato può garantire rapidità decisionale, ma rischia di comprimere la responsabilizzazione dei livelli operativi; uno stile più partecipativo, basato sulla delega, richiede invece un attento bilanciamento tra responsabilità assegnate e reali poteri decisionali. La mancata coerenza tra deleghe e poteri è, infatti, una delle principali criticità organizzative.
Infine, i sistemi operativi rappresentano l’infrastruttura che consente all’organizzazione di funzionare: sistemi di pianificazione e controllo, sistemi decisionali, gestione delle risorse umane, sistemi informativi e di comunicazione, fino ai presidi di gestione del rischio. È attraverso questi strumenti che le informazioni circolano e diventano utilizzabili per le decisioni.
Informazione e controllo: il cuore dell’assetto organizzativo
Un adeguato assetto organizzativo non si limita a “disegnare” la struttura dell’ente, ma deve garantire flussi informativi attendibili, chiari e tempestivi. La qualità dell’informazione è decisiva per consentire agli amministratori di intercettare segnali di squilibrio e di intervenire in modo rapido.
In questa prospettiva, l’organizzazione diventa il presupposto per la prevenzione della crisi: se l’informazione non circola o arriva in ritardo, anche il miglior assetto amministrativo o contabile rischia di essere inefficace.
La valutazione dell’assetto organizzativo: dall’analisi alla sintesi
Per verificare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo è necessario partire da una fotografia della situazione esistente, analizzando il modello di attività dell’ente e il modello gestionale adottato. L’obiettivo è comprendere se la struttura organizzativa sia coerente con la missione, con le dimensioni e con la complessità delle attività svolte.
Strumenti come le check list elaborate dal CNDCEC/FNC, opportunamente adattate al mondo non profit, consentono di condurre un’analisi sistematica, preferibilmente con il supporto di un soggetto esterno in grado di garantire un giudizio più oggettivo. L’analisi può essere utilmente integrata da una valutazione SWOT, che consente di mettere in luce punti di forza e di debolezza interni, opportunità e minacce esterne.
Al termine del percorso, la redazione di una scheda riepilogativa – con l’indicazione delle criticità riscontrate, di un giudizio complessivo e di possibili azioni di miglioramento – rappresenta uno strumento concreto a supporto delle decisioni della dirigenza.
Proporzionalità e ragionevolezza: i criteri dell’adeguatezza
L’adeguatezza dell’assetto organizzativo non si misura sulla base di modelli standardizzati. I criteri guida sono quelli della proporzionalità e della ragionevolezza: l’organizzazione deve essere coerente con la natura dell’ente, con le sue dimensioni e con le modalità di perseguimento della missione statutaria.
Un assetto eccessivamente complesso rischia di ingessare la struttura; uno troppo semplice può risultare inefficace. L’equilibrio va valutato caso per caso, verificando se l’organizzazione consente una chiara attribuzione delle responsabilità, un ordinato svolgimento delle attività e una tempestiva rilevazione degli indizi di perdita della continuità.
Perché gli adeguati assetti organizzativi non sono opzionali
Gli adeguati assetti organizzativi rappresentano il primo anello della catena che conduce a una gestione sana e sostenibile. Senza una struttura chiara, ruoli definiti e flussi informativi efficaci, anche gli assetti amministrativi e contabili rischiano di perdere efficacia.
Per ETS, enti non profit e associazioni, investire sull’organizzazione non significa appesantire la struttura, ma rafforzare la capacità di governo, tutelare l’ente e supportare gli amministratori nel loro ruolo. È un percorso impegnativo, ma sempre meno rinviabile in un contesto normativo che richiede consapevolezza, tempestività e responsabilità.
