Nell’articolo pubblicato la settimana scorso, abbiamo analizzato quando e a quali condizioni l’obbligo degli adeguati assetti può estendersi anche agli enti del Terzo Settore, al non profit e alle associazioni sportive dilettantistiche, chiarendo il perimetro soggettivo della normativa e le responsabilità degli amministratori.
In questo secondo contributo l’attenzione si sposta sul piano operativo: cosa sono, in concreto, gli adeguati assetti amministrativi e quali strumenti consentono agli organi amministrativi di governare l’ente in modo consapevole e sostenibile.
Dal quadro normativo alla gestione quotidiana
Il riferimento normativo resta quello già delineato: l’art. 2086, comma 2, c.c., che impone assetti adeguati alla natura e alle dimensioni dell’attività, e l’art. 3 del Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza, che collega tali assetti alla tempestiva rilevazione degli squilibri e alla capacità di adottare iniziative idonee.
Nel contesto degli ETS, il Codice del Terzo Settore rafforza ulteriormente il principio, attribuendo all’organo di controllo il compito di vigilare sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento degli assetti.
Se il primo articolo chiariva chi può essere coinvolto dall’obbligo, qui il punto è diverso: come trasformare la norma in un sistema di gestione effettivo, soprattutto nella sua componente amministrativa.
Cosa si intende davvero per adeguati assetti amministrativi
L’assetto amministrativo non coincide con un singolo documento né con una procedura isolata. È, piuttosto, il modo in cui l’ente assume decisioni, pianifica le attività e controlla nel tempo i risultati, mettendo gli amministratori nelle condizioni di operare in modo informato.
In termini sostanziali, l’assetto amministrativo rappresenta il collegamento tra la struttura organizzativa (ruoli, deleghe, responsabilità), i dati prodotti dal sistema contabile e le scelte strategiche e operative dell’organo amministrativo. Senza questo collegamento, anche una contabilità formalmente corretta rischia di limitarsi a fotografare il passato, senza offrire strumenti utili per governare il futuro.
Adozione e applicazione: una distinzione decisiva
Uno degli aspetti più delicati – e più rilevanti anche sul piano delle responsabilità – è la distinzione tra adozione e applicazione degli adeguati assetti amministrativi.
L’adozione rappresenta il momento formale in cui l’organo amministrativo istituisce procedure, strumenti e modalità di gestione. L’applicazione, invece, riguarda il funzionamento concreto di tali strumenti nel tempo: la loro effettiva utilizzazione, il loro aggiornamento e la loro capacità di adattarsi all’evoluzione dell’attività.
Dal punto di vista sostanziale, un assetto amministrativo è “adeguato” solo se vive nella gestione quotidiana dell’ente. La mera esistenza di schemi o documenti, se non utilizzati, non è sufficiente a soddisfare le finalità della normativa.
Perché il tema riguarda anche ETS e non profit
Come già evidenziato nel primo contributo, la disciplina degli adeguati assetti non è limitata alle imprese in senso stretto. La giurisprudenza europea ha chiarito che è impresa qualsiasi ente che eserciti un’attività economica consistente nell’offerta di beni o servizi su un mercato, indipendentemente dallo status giuridico e dalle modalità di finanziamento (Corte di giustizia UE, 26 marzo 2009, causa C-113/07 P).
In questo contesto, molti enti non profit e realtà associative si trovano a gestire strutture complesse, flussi finanziari rilevanti, e impegni economici pluriennali. Proprio per queste realtà, l’assetto amministrativo diventa uno strumento essenziale per evitare una gestione “a vista” e per intercettare tempestivamente situazioni di tensione economica o finanziaria.
Gli strumenti cardine dell’assetto amministrativo
Un assetto amministrativo adeguato si fonda su strumenti di pianificazione e controllo, da calibrare in funzione delle dimensioni e della complessità dell’ente. In termini generali, possono essere ricondotti a tre livelli fondamentali:
- piano industriale o business plan, con orizzonte di medio periodo (di norma tre o cinque anni), che integra previsioni economiche, programmi di investimento e fabbisogni finanziari;
- budget annuale, che traduce gli obiettivi in scelte operative di breve periodo, affiancato da una pianificazione finanziaria della liquidità;
- reporting e analisi degli scostamenti, che consentono di confrontare il dato previsionale con quello effettivo e di intervenire in modo tempestivo.
- Il valore di questi strumenti non sta nella loro complessità, ma nella loro coerenza reciproca e nella capacità di supportare decisioni informate.
Le difficoltà tipiche del non profit e il valore degli assetti
Negli enti del Terzo Settore e nel non profit, la pianificazione è spesso più complessa rispetto al mondo for profit. I ricavi possono dipendere da contributi pubblici, bandi, convenzioni o entrate non sempre prevedibili, rendendo più difficile la programmazione.
Proprio per questo, gli adeguati assetti amministrativi assumono un ruolo ancora più rilevante: consentono di costruire scenari alternativi, monitorare la sostenibilità degli impegni assunti e valutare l’impatto delle decisioni prima che producano effetti irreversibili.
Il ruolo concreto dell’organo amministrativo
Alla luce dell’art. 2086 c.c. e del Codice della crisi, l’organo amministrativo è chiamato a svolgere un ruolo attivo e continuativo. In concreto, ciò significa assicurare almeno:
- decisioni basate su informazioni economico-finanziarie aggiornate;
- strumenti previsionali coerenti con l’attività svolta;
- verifiche periodiche sull’andamento della gestione;
- capacità di intervento tempestivo in presenza di segnali di squilibrio.
È opportuno che tali attività siano tracciabili e documentate, non per mero formalismo, ma perché l’adeguatezza degli assetti si misura anche dalla loro concreta applicazione nel tempo.
Conclusioni: dalla norma alla sostenibilità dell’ente
Il messaggio che emerge dal quadro normativo è chiaro: la gestione deve essere strutturata in modo da prevenire la crisi, non semplicemente reagire ad essa.
Gli adeguati assetti amministrativi rappresentano il punto di incontro tra organizzazione, contabilità e decisioni, consentendo agli amministratori di governare l’ente in modo consapevole e responsabile.
Per ETS, enti non profit e associazioni, non si tratta di un adempimento burocratico, ma di uno strumento fondamentale per garantire continuità, equilibrio e sostenibilità nel tempo.
